Be to, pažvelkime į pagrindinį dalis bet kompiuterizuotos biuro -.. dokumentų valdymo sistema.
valdymas skaitmeninių dokumentų
Skaitmeniniai dokumentai, pavyzdžiui, popieriaus, turi būti saugomi, kad jie gali būti gaunami ir naudojami kaip reikia. Dėl kompiuterizuotos biuro - ar labiau tikėtina, šalia kompiuterizuotos vieną - turėsite būdą paversti popierinius dokumentus į skaitmeninius ar elektroninius dokumentus
Tai komunikacijos transformacijos tipas tvarkomi Document Imaging. sistema. Nuo neturi popierius yra mažai tikėtina, jūs tikriausiai pastebėsite, nuolat reikia įjungti popierių į elektronines laikmenas. Dokumentų valdymo sistema paprastai peržengia šios transformacijos susidoroti su visais dokumentais - kompiuteriu, taip pat tiems, kurie yra faksu, nuskaityta arba el-paštu
pagrindinis dokumentas, vaizdo sistema susideda iš skenerio ir programinės įrangos. kuri leidžia popierinius dokumentus, kuriuos reikia nuskaityti, konvertuoti į elektroninius vaizdus ir įrašyti į PDF, TIFF ar kitų formatų saugojimo į CD, DVD, kompiuterio kietajame diske ar tinklo serverį.
Daugelis Document Imaging sistemos apima Optical Character skaitytuvų (OCR). Tai leidžia vaizdai turi būti pripažintas kaip tekstą, kai išsaugomas kaip paieškai PDF arba nukopijuoti į programų, pavyzdžiui, Microsoft Word arba Excel. Su OCR, taip pat galite ieškoti tam tikrų žodžių ar frazių per nuskaitytą dokumentą.
Dokumentų valdymo sistemos teikia elektroninio failo spintos ir kartotekų sistemos įrankius. Jie sujungti Duomenų saugojimo erdvę su programine įranga, kad peržengia Document Imaging įtraukti tokias funkcijas, kaip audito seką ir ataskaitų teikimo priemones, dokumentų galiojimo kontroliuoja ištrinti dokumentus nurodytų datų ir žiniatinklio dokumentų peržiūrai.
Daugiau pažangias dokumentų valdymo sistemų siūlau priedai, kaip antai:
